公司哪些支出可以報帳？報帳文件、合法憑證與稅局查帳重點一次看懂
許多老闆或行政人員在報帳時常會問：「這筆支出能報公司帳嗎？」、「需要哪些文件？」
在會計實務中，可報公司帳的支出是指與公司營業活動有關，並符合稅務與財務報帳規定的支出。這些支出可以列帳報銷，甚至在稅務申報時作為可扣除費用，但必須取得合法憑證，才能被國稅局認可。
一、哪些支出可以報公司帳？報帳分類與範例總整理
判斷能否報帳的基本原則是：
是否與公司營業直接相關，且實際發生。
常見可報帳支出類別：
常見可報帳支出類別
類別
說明
範例
營業費用
營運所需的日常開銷
水電費、房租、文具、郵資
銷售費用
與推廣、行銷、業務有關的開支
廣告費、交際費、樣品費
旅費交通費
業務出差、客戶拜訪等交通支出
高鐵票、油錢、住宿費
交際招待費
客戶應酬、聚餐等業務相關交際支出
客戶餐敘、贈品
研發支出
為開發新產品或改良製程所產生費用
測試費、材料費
人事費用
員工薪資與相關費用
薪資、勞健保、退休金提撥
折舊與攤銷
資產分期攤提成本
機器設備折舊、軟體費用攤銷
稅捐及規費
必須繳納的稅金與政府規費
營業稅、牌照稅、工會費
勞務費
聘請外部人員服務費用
會計師費用、律師諮詢費
保險費
公司財產、人員保險費
火險、車險、員工團保
若屬私人性質開銷，或與營業無關，將無法列為公司費用。
二、報帳需取得哪些「合法憑證」？常見文件對照表
報帳是否可被稅務機關認可，重點在於「憑證」的合法性與完整性。
一覽表：支出對應應取得的憑證
公司報帳憑證對照表
支出類型
應取得的憑證
注意事項
一般購買、消費
統一發票（三聯式或電子發票）
須註明公司抬頭與統編
租金、外包、設計費等
發票 or 二聯收據 + 合約
如為自然人收據，需附身份證字號，並申報扣繳。
員工報銷（如出差）
發票、收據、車票影本等
須註明出差地點、事由、日期
餐飲交際
發票 + 消費明細 + 交際事由
如與客戶用餐，建議記錄對象與內容
國外支出
國外發票或電子憑證 + 換匯證明
可能需做境外所得申報
支付獎金或小額補貼
領據 + 員工簽名或對方簽收
金額高於規定者，需申報扣繳
工程款或買設備
發票 + 合約或驗收單
高金額要做資產登錄與折舊
三、報帳三大注意事項：這些錯誤最常被國稅局剔除
發票抬頭必須是公司名稱，並列公司統一編號
若是電子發票，可提供載具歸戶或索取紙本證明聯。
無法提供合法憑證的支出，不能報稅
像私人發票、無統編、發票金額不符實際等情況，會被國稅局剔除。
有些費用即使必要，也可能被限制列支額度或不得報帳
例如：超過交際費限額、私人用途比例過高之車輛開支、捐贈未依規定辦理者等。
四、國稅局查帳重點：報帳常見審查項目
國稅局查帳時，通常會從以下幾項重點確認報帳是否屬實。
發票是否合法
發票是否有統編、抬頭正確、有交易事實
交易對象是否真實
是否為關係人或虛擬交易
金流是否對應
銀行匯款、轉帳或收據是否佐證
支出性質是否與營業有關
私人用途或與營業無關將不得列支
五、報帳常見錯誤與稅務風險
❌ 使用無統編發票報帳
❌ 用員工私人名義購物報帳但未補發公司統編之發票
❌ 未記錄招待對象與用途
❌ 員工私人消費（如旅遊）誤報公帳
六、報帳實務建議與總結
良好的報帳流程是避免稅務風險的第一步。
所有報帳支出，應事先有內部規定（如報帳流程、單據檢附標準）
培養習慣：報帳前確認是否符合營業用途、取得合法憑證、金流清楚
不確定能不能報帳的費用，建議先與會計或稅務顧問確認
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