差旅費怎麼報不踩雷？如何用創業記帳工具「數位流水帳簿」紀錄？
創業初期，很多老闆常遇到這樣的問題：
👉 差旅費到底怎麼報才合法？
👉 沒有收據能不能報帳？
👉 報錯會不會被算成薪資還要多繳稅？
這些都是實際經營中最常見的疑問。下面就用一個案例，帶大家搞懂差旅費報帳的規則，再分享如何用「數位流水帳簿」讓記帳更省時。
客戶案例：出差費用報帳糾紛
John 是一位老闆，為了開拓海外市場，他親自前往日本廣島出差，行程為期五天。除了緊湊的業務拜訪外，他也想趁機稍作放鬆，感受當地風情。每天下班後，他不忘犒賞自己，享用廣島的高級料理，偶爾還會到酒吧小酌幾杯，把這趟出差過得像是「商務兼小旅行」。
回國後，John 著手整理這幾天的差旅支出，準備納入公司帳務時，才驚覺有幾筆餐費與交通費，因為當下太放鬆，竟然忘了向店家索取收據或發票。他思考著該如何處理這些「無憑證」的開銷。
他向財務同仁詢問後，同事告訴他，出差有所謂的「日支數額」制度，對於這類無法取得單據的支出，可以依規定申請日支數額，且不需再附上收據。
John 聽了後心裡一鬆，便依照出差地區對應的日支數額填列，作為彌補他那些忘記拿收據的支出。
下表是John填寫的差旅報告單
沒想到，到了發薪日，John發現自己實際收到的金額與原本報帳申請的金額不一致。
他詢問財務部，同事告訴他：「你申請的日支數額超過公司規定的每日限額，所以超過的部分不能核銷。」
這樣的狀況，其實很多剛創業的老闆或員工都遇過，明明想好好做帳，卻被差旅報帳搞得一頭霧水，一不小心就踩雷。
差旅費報帳的兩種方式：實報實銷 vs 日支定額，搞錯多繳稅
許多公司在員工出差時，為了讓員工安心專注於工作，往往會提供各項雜費補助。然而，不少人對相關稅務規定並不熟悉，導致補助金額超過標準，而沒有將超過部分列入薪資申報，遭查核不僅需要補繳稅款，還可能面臨額外的罰金。
事實上，根據《營利事業所得稅查核準則》第74條第3款規定:
國內外出差膳宿雜費在規定日支額內，免附憑證，國內上限為主管每日700元、其他職員每日600元；國外依政府公布的日支生活費標準，若宿費採實報實銷，膳雜費限標準的五成。超過限額部分屬薪資所得，應申報課稅。至於交通費，則必須依憑證核實認定，沒有日支數額的彈性。
簡單來說，出差費用核銷方式主要可以分為「實報實銷」與「日支定額」：
實報實銷：
員工憑發票或收據報支交通、住宿、餐費等，與出差有關的費用，就不會計入員工薪資。
日支定額：
員工不需提供相關憑證，公司會在「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」規定限額內給予固定金額補貼，若超過限額會被視為薪資所得，公司依法應進行各類所得申報，員工薪資所得增加，所需繳納之綜所稅增加。
⚠️常見錯誤：沒有拿收據卻想用日支額補，卻忘了有上限。
交通費、住宿費、膳雜費可以怎麼報支？
而出差費用通常包含交通費、住宿費與膳雜費三大類，是否每一種都可以選擇採用「實報實銷」或「日支定額」呢？
交通費：
只能夠採取實報實銷。
📌一定要有票據
住宿費：
國內：一律實報實銷
國外：則可依公司制度選擇日支額補貼或實報實銷。
膳雜費：
需視住宿費的報支方式而定。
若住宿費採實報實銷，國外膳雜費限於標準的五成(50%)。
若住宿費採日支定額，膳雜費則可依全額(100%)標準報支。
國內
國外
宿費
膳雜費
宿費
膳雜費
情況一
實報實銷
實報實銷
實報實銷
日支數額50%
情況二
董事長/總經理/經理/廠長：700
其他職員：600
日支數額100%
實戰演練：以John的情況可以怎麼申請？
以John的案例，他可以選擇兩種情況，分別是情況一(宿費實支實付，膳雜費以日支數額50%彌補)，或是情況二(宿費及膳雜費請領日支數額100%彌補)。
情況一：宿費實支實付，膳雜費以日支數額50%彌補
依照查核準則，如果宿費採實報實銷，膳雜費就只能用一半的日支額，USD193*50%=USD96.5。
情況二：宿費及膳雜費請領日支數額100%彌補
換言之，若未請領宿費，則可申請全額的日支數額，也就是USD193。
如何使用數位流水帳簿記錄？
既然我們已經弄清楚差旅費請款金額，我們應該如何記帳？是否要按照憑證一筆一筆入帳？差旅費的記帳方式，可以很詳細，逐筆記錄每張憑證，方便未來查詢資料，也可以簡化處理，彙總入帳，只記錄概要資訊，省時省力，不管採用哪種方式，重點是要能查得到憑證、出差事由，以及稅法規定。
簡略的做法（A0001為入帳；A0002為付款）：
以彙總的方式入帳，只記錄概要資訊，省時省力。
精確的做法（A0001-A0003為入帳；A0004為付款）：
逐筆記錄每張憑證，方便未來查詢資料。
若使用「數位流水帳簿」這類創業記帳工具，剛創業的你可以快速記錄帳務，不用自己在 Excel 裡寫公式、對金額，也不必擔心憑證遺漏或計算錯誤。讓你專心衝刺業務，帳務交給工具搞定，既省時又合法合規。
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