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會計字典
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公司哪些支出可以報帳？報帳文件、合法憑證與稅局查帳重點一次看懂許多老闆或行政人員在報帳時常會問：「這筆支出能報公司帳嗎？」、「需要哪些文件？」 在會計實務中，可報公司帳的支出是指與公司營業活動有關，並符合稅務與財務報帳規定的支出。這些支出可以列帳報銷，甚至在稅務申報時作為可扣除費用，但必須取得合法憑證，才能被國稅局認可。 一、哪些支出可以報公司帳？報帳分類與範例總整理 判斷能否報帳的基本原則是： 是否與公司營業直接相關，且實際發生。 常見可報帳支出類別： 常見可報帳支出類別 類別 說明 範例 營業費用 營運所需的日常開銷 水電費、房租、文具、郵資 銷售費用 與推廣、行銷、業務有關的開支 廣告費、交際費、樣品費 旅費交通費 業務出差、客戶拜訪等交通支出 高鐵票、油錢、住宿費 交際招待費 客戶應酬、聚餐等業務相關交際支出 客戶餐敘、贈品 研發支出 為開發新產品或改良製程所產生費用 測試費、材料費 人事費用 員工薪資與相關費用 薪資、勞健保、退休金提撥 折舊與攤銷 資產分期攤提成本 機器設備折舊、軟體費用攤銷 稅捐及規費 必須繳納的稅金與政府規費 營業稅、牌照稅、工會費 勞務費 聘請外部人員服務費用 會計師費用、律師諮詢費 保險費 公司財產、人員保險費 火險、車險、員工團保 若屬私人性質開銷，或與營業無關，將無法列為公司費用。 二、報帳需取得哪些「合法憑證」？常見文件對照表 報帳是否可被稅務機關認可，重點在於「憑證」的合法性與完整性。 一覽表：支出對應應取得的憑證 公司報帳憑證對照表 支出類型 應取得的憑證 注意事項 一般購買、消費 統一發票（三聯式或電子發票） 須註明公司抬頭與統編 租金、外包、設計費等 發票 or 二聯收據 + 合約 如為自然人收據，需附身份證字號等基本資料，並申報所得扣繳 員工報銷（如出差） 發票、收據、車票影本等 須註明出差地點、日期、對象及事由等 餐飲交際 發票 + 消費明細 + 交際事由 如與客戶用餐，建議記錄對象與內容 國外支出 國外發票或電子憑證 + 換匯證明 可能需做境外所得申報 支付獎金或小額補貼 領據 + 員工簽名或對方簽收 金額高於規定者，需申報扣繳 工程款或買設備 發票 + 合約或驗收單 高金額要做資產登錄與折舊 三、報帳三大注意事項：這些錯誤最常被國稅局剔除 發票抬頭必須是公司名稱，並列公司統一編號 若是電子發票，可索取紙本證明聯。 無法提供合法憑證的支出，不能報稅 像私人發票、無統編、發票金額不符實際等情況，會被國稅局剔除。 有些費用即使必要，也可能被限制列支額度或不得報帳 例如：超過交際費限額、私人用途比例過高之車輛開支、捐贈未依規定辦理者等。 四、國稅局查帳重點：報帳常見審查項目 國稅局查帳時，通常會從以下幾項重點確認報帳是否屬實。 發票是否合法 發票是否有統編、抬頭正確、有交易事實 交易對象是否真實 是否為關係人或虛擬交易 金流是否對應 銀行匯款、轉帳或收據是否佐證 支出性質是否與營業有關 私人用途或與營業無關將不得列支 五、報帳常見錯誤與稅務風險 ❌ 使用無統編發票報帳 ❌ 用員工私人名義購物報帳，但未補發公司統編之發票 ❌ 取據自然人收據，未做所得扣繳申報 ❌ 員工私人消費（如旅遊）誤報公帳 六、報帳實務建議與總結 良好的報帳流程是避免稅務風險的第一步。 所有報帳支出，應事先有內部規定（如報帳流程、單據檢附標準） 培養習慣：報帳前確認是否符合營業用途、取得合法憑證、金流清楚 不確定能不能報帳的費用，建議先與會計或稅務顧問確認 如果看完這篇文章，有其他帳務上的問題，歡迎點擊下方按鈕加入官方LINE與顧問聊聊，提供最適合您的解決方案。合法憑證 報帳 費用 -
經營之道
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差旅費怎麼報不踩雷？如何用創業記帳工具「數位流水帳簿」紀錄？創業初期，很多老闆常遇到這樣的問題： 👉 差旅費到底怎麼報才合法？ 👉 沒有收據能不能報帳？ 👉 報錯會不會被算成薪資還要多繳稅？ 這些都是實際經營中最常見的疑問。下面就用一個案例，帶大家搞懂差旅費報帳的規則，再分享如何用「數位流水帳簿」讓記帳更省時。 客戶案例：出差費用報帳糾紛 John 是一位老闆，為了開拓海外市場，他親自前往日本廣島出差，行程為期五天。除了緊湊的業務拜訪外，他也想趁機稍作放鬆，感受當地風情。每天下班後，他不忘犒賞自己，享用廣島的高級料理，偶爾還會到酒吧小酌幾杯，把這趟出差過得像是「商務兼小旅行」。 回國後，John 著手整理這幾天的差旅支出，準備納入公司帳務時，才驚覺有幾筆餐費與交通費，因為當下太放鬆，竟然忘了向店家索取收據或發票。他思考著該如何處理這些「無憑證」的開銷。 他向財務同仁詢問後，同事告訴他，出差有所謂的「日支數額」制度，對於這類無法取得單據的支出，可以依規定申請日支數額，且不需再附上收據。 John 聽了後心裡一鬆，便依照出差地區對應的日支數額填列，作為彌補他那些忘記拿收據的支出。 下表是John填寫的差旅報告單 沒想到，到了發薪日，John發現自己實際收到的金額與原本報帳申請的金額不一致。 他詢問財務部，同事告訴他：「你申請的日支數額超過公司規定的每日限額，所以超過的部分不能核銷。」 這樣的狀況，其實很多剛創業的老闆或員工都遇過，明明想好好做帳，卻被差旅報帳搞得一頭霧水，一不小心就踩雷。 差旅費報帳的兩種方式：實報實銷 vs 日支定額，搞錯多繳稅 許多公司在員工出差時，為了讓員工安心專注於工作，往往會提供各項雜費補助。然而，不少人對相關稅務規定並不熟悉，導致補助金額超過標準，而沒有將超過部分列入薪資申報，遭查核不僅需要補繳稅款，還可能面臨額外的罰金。 事實上，根據《營利事業所得稅查核準則》第74條第3款規定: 國內外出差膳宿雜費在規定日支額內，免附憑證，國內上限為主管每日700元、其他職員每日600元；國外依政府公布的日支生活費標準，若宿費採實報實銷，膳雜費限標準的五成。超過限額部分屬薪資所得，應申報課稅。至於交通費，則必須依憑證核實認定，沒有日支數額的彈性。 簡單來說，出差費用核銷方式主要可以分為「實報實銷」與「日支定額」： 實報實銷： 員工憑發票或收據報支交通、住宿、餐費等，與出差有關的費用，就不會計入員工薪資。 日支定額： 員工不需提供相關憑證，公司會在「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」規定限額內給予固定金額補貼，若超過限額會被視為薪資所得，公司依法應進行各類所得申報，員工薪資所得增加，所需繳納之綜所稅增加。 ⚠️常見錯誤：沒有拿收據卻想用日支額補，卻忘了有上限。 交通費、住宿費、膳雜費可以怎麼報支？ 而出差費用通常包含交通費、住宿費與膳雜費三大類，是否每一種都可以選擇採用「實報實銷」或「日支定額」呢？ 交通費： 只能夠採取實報實銷。 📌一定要有票據 住宿費： 國內：一律實報實銷 國外：則可依公司制度選擇日支額補貼或實報實銷。 膳雜費： 需視住宿費的報支方式而定。 若住宿費採實報實銷，國外膳雜費限於標準的五成(50%)。 若住宿費採日支定額，膳雜費則可依全額(100%)標準報支。 國內 國外 宿費 膳雜費 宿費 膳雜費 情況一 實報實銷 實報實銷 實報實銷 日支數額50% 情況二 董事長/總經理/經理/廠長：700 其他職員：600 日支數額100% 實戰演練：以John的情況可以怎麼申請？ 以John的案例，他可以選擇兩種情況，分別是情況一(宿費實支實付，膳雜費以日支數額50%彌補)，或是情況二(宿費及膳雜費請領日支數額100%彌補)。 情況一：宿費實支實付，膳雜費以日支數額50%彌補 依照查核準則，如果宿費採實報實銷，膳雜費就只能用一半的日支額，USD193*50%=USD96.5。 情況二：宿費及膳雜費請領日支數額100%彌補 換言之，若未請領宿費，則可申請全額的日支數額，也就是USD193。 如何使用數位流水帳簿記錄？ 既然我們已經弄清楚差旅費請款金額，我們應該如何記帳？是否要按照憑證一筆一筆入帳？差旅費的記帳方式，可以很詳細，逐筆記錄每張憑證，方便未來查詢資料，也可以簡化處理，彙總入帳，只記錄概要資訊，省時省力，不管採用哪種方式，重點是要能查得到憑證、出差事由，以及稅法規定。 簡略的做法（A0001為入帳；A0002為付款）： 以彙總的方式入帳，只記錄概要資訊，省時省力。 精確的做法（A0001-A0003為入帳；A0004為付款）： 逐筆記錄每張憑證，方便未來查詢資料。 若使用「數位流水帳簿」這類創業記帳工具，剛創業的你可以快速記錄帳務，不用自己在 Excel 裡寫公式、對金額，也不必擔心憑證遺漏或計算錯誤。讓你專心衝刺業務，帳務交給工具搞定，既省時又合法合規。 創業老闆更需要好工具：數位流水帳簿，把複雜 Excel 變成一張好懂的表 我們幫你把複雜函數、報表格式都做好了。只要輸入資料，答案就自動出來。 主要功能特色 📘 日記帳功能：零用金與日常交易一手掌握 輕鬆記錄日常交易、收支明細，無需會計背景也能快速上手。 📤 一鍵匯出報表（不會做報表也沒關係！） 可一鍵產出下列常用報表： 資產負債表 自動彙總「資產負債總覽＋現金水位」；月底報表不再是天書 綜合損益表 顯示整體損益，也可依「專案別」分析誰賺、誰賠 損益趨勢圖 系統畫出每月損益變化曲線，掌握財務波動 💡獨家巨集報表功能：財務關鍵數據一表掌握！ 應收帳齡分析表： 誰還沒付錢、什麼時候要收，一看就懂 尚未付款應付表： 什麼時候要付款、金額多少，幫你提早安排資金 銀行收付明細： 各家銀行餘額、收入、支出一覽無遺 👉 不需要是專業會計，也不需要懂複雜函數。用「雲端秘書－數位流水帳簿」，讓你專注在產品與客戶，帳務就交給系統及專業人士搞定！ 現在購買組合方案更划算 🎓購買還送課程：專業顧問陪你討論交易如何記錄流水帳簿，教你老闆也看得懂的 Excel 財務管理法。 課程介紹： 【老闆必修課】不是你不會報表，是你用錯工具！老闆也看得懂的 Excel 財務管理法 想了解「數位流水帳簿」產品功能及方案介紹 【數位流水帳簿推薦】中小企業老闆不再頭痛錢去哪！一套搞定收支、記帳、報表！ 若您對於以上內容想與顧問討論，或對於數位流水帳簿產品產興趣，歡迎加入官方LINE帳號，獲得專人協助與更多資訊！記帳 報帳 差旅費
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