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作者: 李雅筑 文章分類:顧問經驗分享
整帳經驗分享(一):公司擔憂的整帳QA一把抓 2021-11-26

由於直誠主要服務項目係中小企業的會計部門外包,我們很常協助公司從兩套帳或是只有單純稅務帳的狀態,導回遵循應記基礎等會計原則記錄的會計帳務。客戶很常會在這個階段充滿矛盾跟不安,因為不知道這個時間點是否合適,也不知道需要花費多少力氣和要承擔多少稅賦責任,導致可能一個想要把帳務導正的念頭來後,又因為很多擔憂和不理解,耽擱了整帳時間。

於是我想寫個整帳專題來分享我的整帳經驗,也讓公司有機會幫自己想想到底「當下」是否適合推動整帳工作。以下我先列出幾點客戶常問的問題供大家參考:

一、我需要補多少稅?

在還沒推動整帳工作前,專家當然無法預知這個答案,但是可以先「從過往帳務流程處理跟稅務有關的經驗」來思考,譬如說:

(1)每筆客戶交易都有開立發票或是都有開立正確金額發票嗎(少開漏開發票議題)?
(2)自產自銷的公關品在贈送予員工或外部廠商客戶時有開立發票或原先已向進貨廠商拆分公關品跟販售產品的進項發票嗎?
(3)又或者過往有無把私人費用當作公司費用用以避稅目的?
 

當然除了這些還有更多可能,但這幾項常見避稅作法幾乎就是造成老闆心中大石的原因。

這些已經過去的事情,又為什麼會被發現而需要補稅呢?

因為雖然避了過往的營業稅支出,但由於會計帳務是採借貸原則(把一件發生事實利用實虛科目記載),營業稅僅申報虛科目(收入及費用成本)的增加數,但營所稅申報須包含虛科目全年淨變動數及實科目(資產、負債及權益)的餘額彙總,故當收入交易的對應實科目是應收帳款及存貨;費用的對應實科目是應付帳款;又或是銀行交流往來與實際會計帳務的無法勾稽,往往在年度結算的營所稅報的資產負債表上呈現出與實際狀況有巨大出入的帳務。

常見以統包方式納入「股東往來」的作法,實則帶來更大隱憂?

外部會計師或記帳士為了將帳務調整成較符合實際情形,經常將客戶無法解釋的項目以統包方式藏進「股東往來」,表示這是公司與股東公司帳務分不清的結果。而老闆在不理解這樣做法對公司會造成什麼影響時,往往就埋下了未來的心理炸彈,隨著公司擴大時被迫需要面對,雖然成長值得慶幸,但「成長痛」也不能被忽略,總有一天會顯現出來。
更甚者很多老闆根本不是不理解,是根本不知道,因為對接會計師的人很可能不是老闆本人,而是行政、總務或人資,沒有足夠的會計經驗和能力,卻要被充當會計,就也在雙方溝通「本來就是這樣啊,不然你還能怎麼處理」的情境之下,為公司及老闆埋下炸彈,只要公司不要擴大,就不會爆炸;但當公司擴大了,公司未來承擔的可能會比當下好好處理帳務的稅責大得多,畢竟包含原先稅賦、稅賦罰鍰、釐清還原當初事務花費的時間跟大量人力成本及可能的整帳費用等等。

整帳工作推動時點?

所以我認為推動整帳工作的時間點當然是越早越好,才能夠縮減上段的相關成本。但是,我也同時理解公司創始階段就是求生存,所以對老闆而言最合適做整帳的時機點應該是老闆自認公司經營面上已能有自信確認短期能擴大規模且長久經營不成問題,那就應該要進入整帳狀態。切莫等到公司更大時產生更多的帳務與實際落差,才逼得自己不得不處理,因為這時公司的整帳成本就相對高得多了!

 

二、整帳要怎麼做?要做多久?

 

建議預留三到六個月的時間,先花三個月的時間把過往的資料釐清,找一個節點重新開帳,有新的開始;再花三個月的時間把現有營運流程與會計配合上的矛盾困難逐一清理,讓未來帳務運行順暢。

整帳是不是只有特定人士才能做?

整帳其實就是會計工作的一環,任何一個熟稔會計工作、公司商業模式及營運流程的專業會計,都有辦法做到。

整帳的困難處:

 一般公司執行困難有以下幾點原因

A. 現有會計往往非專業會計
公司會計僅是能協助外部稅務代理人(會計師及記帳士)彙總憑證、留存財稅資料及彙報老闆收支預測的行政。既然不是專業會計,又怎麼能苛求同事將過往帳務整理成遵循會計原則的模樣呢?

B. 公司會計不熟悉公司商業模式及營運流程
會計很有可能是社會新鮮人或是過往只在事務所待過,對於帳務不陌生,收到會計憑證時會自動作業,銀行交易收支若與帳務有差異時就先放在待釐清的暫收暫付款項,乍看之下也不見得有大錯誤,但是因為對於營運流程的不熟悉,會計科目的分類或是認列期間可能是錯誤的,導致會計帳與實際營運分離,進而使老闆認為帳務無用論,這也是為什麼我常聽到老闆說「明明他才是會計,可是毛利率跟淨利都有問題,他做出來的我一看就不對啊。」所以會計並非不適任,而是需要增加跟其他部門的連結,也代表公司跨部門的會議可能需要會計參與,老闆也需要多創造機會讓會計更理解公司的營運流程囉。

C. 工作繁雜且帳務量大使會計無暇處理過往問題
雖然公司會計有足夠專業能力,也了解營運流程,但是會計可能肩負多項工作,導致帳務處理只能以最粗暴簡單的方式進行,且因為老闆向來不重視會計職能,導致會計為了符合老闆的期待,只能應急省時間而不能將會計職能妥善發揮。是故,我也常聽到老闆說:「會計如果跟業務有爭執,我可能還是要請會計多幫忙。我知道會計辛苦,但是業務畢竟是賺錢單位……我知道會計很辛苦啦……」如此一來,我大概就知道公司有沒有足夠格局因應擴大以及老闆平常工作的優先順序了,所以是老闆的問題還是會計的問題呀?
 

是故,針對ABC點的建議解法就是:

A. 現有會計往往非專業會計 
➡ 尋找專業會計來協助公司完成整帳工作。

B. 公司會計不熟悉公司商業模式及營運流程 
➡ 透過增強會計與各部門的溝通,或直誠團隊的營運流程訪談了解,偕同會計將過往帳務釐清,並訂定未來帳務處理方式,讓公司會計發揮職能。

C. 工作繁雜且帳務量大使會計無暇處理過往問題 
➡ 藉由直誠團隊的協作,讓老闆釐清會計職能,以及規劃會計職能發揮後應有的產物,其實會計就是幫老闆做策略數據分析的單位,老闆想賺錢天經地義,但是只重視業務真的能賺到錢嗎?有沒有可能一直接單但沒有收錢,或是倒帳機率高,又或者是花錢速度都比賺錢速度快等等,這些說出來都簡單,但是老闆到底有沒有這些觀念又或者公司需要哪些數據指標作為營運分析基礎,這些都需要時間磨合和了解。


如此一來,公司透過整帳過程把營運流程梳理,也把營運根基補強,再靠著老闆及營運團隊的實力,擴大的力道和氣場勢必強健,「成長痛」痛完之後就會得到傲人的成果!祝福大家!

接著將繼續分享《整帳經驗分享(二):稅帳與一套帳的選擇》以及《整帳經驗分享(三):公私不分的後遺症》,如果有任何疑問都歡迎與我們聯繫了解細節。


李雅筑 資深財務顧問
專精於財務預測、內外帳整合、​會計系統規劃及導入、專案管理及規劃追蹤
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