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作者: 李雅筑 文章分類:顧問經驗分享
整帳經驗分享(三):公私不分的後遺症 2021-12-10

我們在《整帳經驗分享(一):公司擔憂的整帳QA一把抓》中聊了客戶整帳與否的考量及擔憂,並在《整帳經驗分享(二):稅帳與一套帳的選擇》說明為什麼有些公司會有兩套帳?以及選擇一套帳的評估思維。層層解開整帳前的疑慮、釐清公司實際需求後,終於正式進入整帳工作,並迎來過程中最常聽到的千古問題:

 
那以後還有什麼私人費用可以報到公司嗎?

關於這個問題,我必須老實說答案是「當然不行呀!」若把帳整好,就代表未來公歸公私歸私,自然不能為了節稅目的就把私人費用報進公司帳務、或把人頭掛到公司裡來降低淨利。換言之,我想這個問題背後的原因還是基於「對完整一套帳的價值無全面的了解」,所以今天就來和大家再進一步聊聊吧!

 

什麼是完整一套帳最大的價值?

對我而言,先不論一套帳對於公司的罰稅風險低,我認為完整一套帳最重要的是在提醒公司注意「合法營運狀態下公司真實的成本結構」,什麼意思呢?就我實際與各公司老闆的相處經驗中,發現老闆很可能把私人費用報到公司裡是因為「自己認為自己還是能知道公司目前經營成果」,只是這經營成果不是從會計報表來,而是自己心中設算的結果。

所以有時候我會聽到老闆認為沒賺錢或賺得少的原因是:

1.公司固定成本太高,創業初期因為還達不到某個銷售金額,所以才沒賺錢。
2.因為有些私人費用報進公司裡為了節稅,所以看起來才賺得少,但扣掉那些費用之後就能賺多少等等。

這些想法都代表「老闆心中存在一個成本毛利結構(意即知道賣出一產品會賺多少錢)」而的確這是我過往在跟老闆互動時覺得很神奇的地方,因為這些公司可能沒有完整的一套帳,且老闆不是會計本科,但老闆喊出的毛利率或淨利率就真的跟直誠團隊整完帳後出來的結果差異不大。有時候直誠團隊跟老闆對答案(整帳後的數字跟老闆的想法)時發現差異大,很有可能代表直誠團隊還有一些潛藏收入或隱性費用沒發現,當找出來後的答案就真的差異甚小。
 

那看到這邊,一定納悶...

竟然老闆已經有如此強大的內建算盤,又為什麼要找直誠團隊來整帳呢?

 

好處1:藉由可被量化的數據,讓各主管們理解「老闆感覺」

除了是因為投資人要求或銀行融資需求,更多的是因為「老闆一直沒辦法把他的算法講給其他主管聽,並讓其他主管有一套管理工具可以依循」。畢竟老闆經營久了,很多實戰經驗最後都化作感覺,感覺對了就可以做,但是偏偏同事不能理解那是什麼感覺。而當公司愈具規模時,老闆分身乏術,希望培養出能決策的將才時就發現各主管接不了手。「感覺」無法傳承,於是老闆尋尋覓覓不同方法後找到直誠團隊,希望藉由過程可被量化的數據,來讓各主管們理解「老闆感覺」

 
好處2:避免產業生態改變與老闆認知日趨迥異,造成營運死角、降低損失

有部分老闆雖很有「感覺」,可是隨著開發新產品線或新產業,抑或者因環境快速變化,原先的感覺卻無法帶來想像中的結果。而在直誠團隊加入協作之後,可能發現老闆心中的成本結構仍然正確,但實際上現有團隊卻有些營運死角沒被注意。譬如說:

 ● 買賣業的公關品大量贈送卻未被記錄,導致存貨減少都算成成本,使毛利率低。
 ● 餐飲業的成本率居高不下可能不是用料高級,而是因為內場不珍惜食材使報廢率高,導致就算用料成本再談低,毛利率也起不來。
 ● 製造業每次進貨都要下到最低起訂量(MOQ),或是為了要使單位價格便宜而下訂的數量增大,雖然單位成本下降,但是需要的倉儲空間變大,而產品賣得慢積在久滯存貨中雖沒被滾入成本,但卻擠壓公司可活用的資金流,甚至還要向銀行增貸繳不斐利息。

若帳務整理完善,且能與營運流程勾稽對照,財務周轉率、報酬率及轉換率等等都能在每月定期分析中找出趨勢,在與同業相對照後也能找出可能較弱的比例,再從中理解是哪個營運細節沒被注意到,而只要被對症下藥,把財務數據達到管理階層心中原先設定的成本結構,那就能在管理階層因應環境變動的狀態下讓公司在經營成果上節節高升;但在細節調查的過程中發現其實不是營運跟不上,而是部分事實沒在管理階層的原先想法中,那也能幫助管理階層釐清當改變原先設定的成本結構後,是否還能藉由其他參數的調動,讓毛利率或淨利率達到自己的預期,倘若不行,也能讓自己盡早死心並重新再闢戰場,這樣才能將公司損失降到最低。

 

總結來說,直誠能提供的是「透過帳務整合協助公司打入新能量,將老闆的商場故事化作管理數據指標」,讓下屬有機會能藉由數據管理更理解老闆的「感覺」,進而將公司精神發揚光大,也在經營成果上再創佳績!
 
以上就是整帳系列經驗談第三篇,林林總總說的其實就是我配合老經驗老闆們,實打實的商場經驗,真的是書上學不來的,但是「傳承」就又是另外一門學問,有機會在與大家分享。

 
如果有任何疑問都歡迎與我們聯繫了解細節。


李雅筑 資深財務顧問
專精於財務預測、內外帳整合、​會計系統規劃及導入、專案管理及規劃追蹤
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